Sistemas de planificación y control estratégico

Dentro del desarrollo de una estrategia existen actividades importantes y fundamentales para el éxito final. Así, encontramos las funciones de planificación y control, dado que estas serán las responsables de marcar cada uno de los pasos imprescindibles que dar y la constatación de las desviaciones con lo planificado.

Por ello debemos decir que uno de las funciones fundamentales del gestor enfermero y sanitario es la de conducir la actividad y los procesos de salud hacia los objetivos de la organización. Del mismo modo que una parte importante de esta función es la de planificar esta acción y controlar la diferencia como decíamos entre los objetivos planificados y los resultados obtenidos.

Con todo, podemos decir que la planificación es un proceso previo a la acción en la que se realiza una previsión de las necesidades de la organización para alcanzar los objetivos. Steiner (1979) la definiría como: “el proceso que determina los grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir tales objetivos”.

Características de la planificación

Entre las características de la planificación podemos encontrar:

El fin en si mismo de la planificación consistente en la consecución de los objetivos. De forma que toda la actividad de la organización, se centra en esto.
La planificación resulta previo a las actividades de diseño, dirección y control dado que los resultados dependen de forma fundamental a la realización de un adecuado proceso de planificación.
La función de planificación es una función propia de las personas que realizan funciones directivas.
La planificación de manera inequivoca debe incorporar la eficiencia en su diseño e implementación ya que de forma contraria, perdería la razón de ser de dicha actividad.

La importancia de la planificación

La planificación como estamos diciendo es la guía que marcará el rumbo hacia la consecución de los objetivos.

Sin embargo y de forma frecuente podemos observar como nos mostramos generalmente reacios a la consideración de un proceso de planificación, dado que es un proceso que consideramos meramente formal y que no puede supeditarse la acción a la planificación ya que, mientras planificamos estamos restando tiempo a la acción.

En este sentido, de forma habitual consideramos que marcarnos y establecer objetivos es algo natural pero a la hora de hacerlo de forma real somos verdaderamente reacios y resistentes a dejarnos guiar por ello.

Por otra parte, merece la pena pararnos a pensar como nos comportamos cuando no establecemos un proceso de planificación. Así podemos observar que nos comportamos de una forma reactiva y nos vamos condicionando por los problemas que van surgiendo a medida que avanzamos en nuestra actividad, tomando decisiones sobre la marcha.

Podemos poner como ejemplo el modo de comportamiento que una enfermera en su labor asistencial se dispone a practicar sus cuidados a los pacientes encomendados. Si se dirige a las habitaciones de estos pacientes sin realizar una previa planificación, resulta interesante preguntarnos ¿Cuántas veces tendrá que salir de una habitación para buscar algún recurso necesario?.

Es seguro que si esta misma enfermera, previamente hubiera planificado su acción, su estrategia de afrontamiento, previsión de necesidades, recursos y tiempo para la acción, los resultados hubieran sido más eficientes.

Si no planificamos vamos actuando a medida que surgen las necesidades y los problemas por resolver.

Es posible que hasta un límite esto a nivel micro pudiera ser de alguna manera por extraño que parezca justificable. Pero por contra, si pensamos en la función directiva, el actuar conforme surgen los problemas y dificultades llevará a la organización a dirigirse sin rumbo y por tanto será de todo punto imposible generar un resultado en términos de salud adecuado.

Requerimientos de la planificación

Por otra parte debemos considerar a la planificación como un modo más de comunicación entre la función directiva y el plano ejecutivo, dado que la planificación constituye las bases de la acción y las personas encargadas de ella sabrán cómo y de que forma tendrán que hacerlo.

La planificación requiere de:

La determinación de los límites temporales que contiene.
La especificación del lugar, de las unidades o servicios a los que afecta.
Flexibilidad de adaptación, nivel de factibilidad, necesidad de exactitud, etc.

Hay que mencionar la dificultad que existente a la hora de realizar la concrección en la planificación en las organizaciones sanitarias, dado el alto nivel de incertidumbre y variabilidad existente. Por este motivo, resulta fundamental que en el proceso de planificación se involucre de forma global la organización de forma que pueda disminuirse la incertidumbre y los objetivos puedan ser establecidos de forma más precisa.

No olvidemos también, que cuando todas las personas de la organización se sienten parte de forma real y no simbólica de de los procesos de planificación, se establece una relación afectiva y un compromiso con ello, que logrará que el nivel de cumplimiento de cada una de las fases del hecho planificado sea mayor.

Fases de la planificación

La planificación por tanto trata de identificar qué objetivos son deseables para la organización y de que forma vamos a encaminarnos a ellos. De esta forma la planificación comprende una serie de fases:

Recogida de información e identificación de los problemas.
Especificación de los objetivos respecto a una situación deseada a la vista de los problemas identificados en la organización. No debemos olvidar las características que deben contener los objetivos en cuanto a factibilidad, comprensibilidad y ajuste con los recursos de los que disponemos.
Determinación del escenario futuro.
Formulación de planes adaptados a los objetivos, fáciles de comprender y de realizar con los recursos de los que se dispone.
Evaluación de alternativas.

El control en la organización sanitaria

Podemos realizar una primera aproximación a la actividad de control bajo la visión de que control es:

La actividad consistente en contrastar si lo planificado concuerda con los resultados obtenidos. Asimismo, señala las debilidades durante el proceso y los errores de forma que puedan ser corregidos y rectificados en la segunda parte de la acción.

Por tanto, el control se realiza mediante el análisis de las desviaciones entre lo planificado y lo conseguido.

El control requiere:

Fidelidad a las necesidades.
Rapidez en la identificación de las desviaciones
Proactividad y visión de futuro.
Determinación de los puntos críticos.
Objetividad en la interpretación de los datos.
Flexibilidad a las distintas circunstancias.
Reflejo del patrón organizativo.
Comprensible.
Conducir de forma inequívoca a la consecución de acciones correctoras.

Tipos de control

Operacional. Es el que se dirige a asegurar que aquello que se hace, se hace bien.

Gestor. Es el determinado por analizar no solo el resultado sino también el proceso de toma de decisiones para que estas estén orientadas a los objetivos.

Estratégico. Es el que determina si la estrategia y la planificación funcionan en sincronía. Esto es, si la estrategia se desarrolla como se planificó y si los resultados obtenidos son los que la estrategia esperaba.