Proceso de formulación de un plan estratégico

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Para proceder a realizar un plan estratégico de manera previa es necesario definir una planificación antes de llevarlo a cabo. Esto es debido a que a menudo son necesarias varias fases y etapas, sin la realización de actividades y etapas previas no se podrá pasar a la siguientes. Será necesario, por ejemplo:

Definir quien será responsable de cada uno de los procesos.

Especificar el tiempo para la realización de cada eta, actividad y procesos.

Quiénes serán las personas responsables de intervenir en cada etapa actividad y proceso, y a su vez, especificando los momentos dentro de cada uno de ellos.

Trabajo previo a la planificación

De manera previa a la planificación es necesario establecer el periodo de vigencia del plan, no siendo recomendado establecer planes estratégicos de duración inferior a dos años, salvo que las circunstancias internas o externas a la organización cambien de manera transcendente. Esto no significa que se deba prescindir de las evaluaciones de los planes y los giros y cambios de rumbo que nos puedan sugerir estas evaluaciones, si nos estamos alejando de los objetivos fijados.

Existen distintos tiempos en el ciclo de la vida de una organización en el que parece necesario establecer un plan estratégico. Necesitaremos un nuevo plan estratégico cuando vayamos a llevar a cavo un nuevo proyecto que por sus características sea novedoso y rompedor con los esquemas anteriores llevados a cabo en la organización.

Siendo consciente de lo señalado, será necesario para la formulación de un plan estratégico:

Conformación del equipo planificador

La organización o la unidad debe tener claro que personas serán los participantes en el grupo de desarrollo del plan y cuál será la responsabilidad de cada uno de ellos dentro de este equipo. Es frecuente que el equipo de planificación deba contar con un equipo de consultores externos en determinadas materias.

Los responsables de la organización deben contar con esta necesidad y facilitar esta labor dotando de recursos necesarios al equipo de planificación. Sin embargo, contar con estos recursos suele llevar a sobrecostes importantes en la fase de desarrollo del plan, por lo que se debe fijar con claridad en que parte de los objetivos nos va ayudar el grupo de consultores externos y establecer la importancia y prioridad de contar con tal ayuda. Asimismo, los equipos consultores no están de manera permanente a disposición del equipo de planificación, por ello será imprescindible especificar los momentos y circunstancias en las que estos deberán estar a disposición del equipo de planificación.

Estrategias metodológicas

Es posible que, para conseguir un determinado objetivo, puedan ser llevadas a cabo distintas actividades, pero la unificación de criterio puede ser una traba. Esto hace que sea necesario establecer con claridad y definir las actividades que se llevarán a cabo durante el desarrollo del plan. Es fundamental, conocer las actividades y los resultados que nos ofrecerán cada una de ellas, así como los recursos que serán necesarios, además de los plazos y tiempos para finalizar cada una de las actividades.

Para definir las actividades es necesario considerar:

Los recursos de los que disponemos y la necesidad de cada uno de ellos. En la medida que tengamos mayor cantidad de recursos, será más factible incorporar más elementos a las actividades. Sin embargo, no debemos olvidar que, disponer de mayor cantidad de recursos nos puede conducir a introducir nichos de ineficiencia en el proyecto.

Apoyos con los que se cuenta. Aunque no parezca un aspecto importante, será necesario conocer quienes son las personas que apoyan el proyecto y si estas son personas clave dentro de la organización. La falta de apoyo o las dudas de las personas clave son factores que pueden conducir al fracaso el proyecto planificador.

Objetivos a alcanzar. Es fundamental que estos objetivos sean debidamente priorizados y si estos objetivos son clave o accesorios. En función, de su clasificación se podrá establecer el tiempo y plazos en los que deberán observarse el avance de su consecución.

La participación

Una de las mayores carencias con las que puede contar un proceso de planificación estratégica es la falta de personas que participen en el. Así pues, es necesario identificar todas las personas que se verán afectadas por el plan y así, poder implicarlas en su diseño y desarrollo. Esto además, resulta clave puesto que la participación en el desarrollo será un elemento motivador para su posterior puesta en marcha.

Los cronogramas de trabajo

Hay que contar con un cronograma que ordene los procesos de formulación de un plan estratégico, sabiendo:

Lo que queremos lograr, los resultados del proceso.
Los pasos que se ceben seguir, aquellos que son clave y que no debemos saltarnos.
Los pasos adicionales que podemos necesitar, además de los recursos necesarios, para el caso que debamos llevarlos a cabo.
La prioridad. No todos tienen la misma importancia, por tanto es necesario marcar aquellos que son prioritarios, haciendo hincapié, en su correcta elaboración y desarrollo.
Flexibilidad. Es importante en que modo podemos ser flexible en el desarrollo de las actividades, la holgura para llevar a cabo cada uno de los pasos que la componen para no introducir desviaciones en su realización.