El ciclo de Demming es una herramienta orientada a establecer una dinámica de trabajo en las organizaciones sanitarias dirigida a generar el proceso de mejora continua.

Este ciclo es de aplicación a aquellas organizaciones sanitarias que aspiren a una mejora continua de toda su cartera de servicios.

Una de las claves de esta metodología de trabajo es su carácter recursivo, de ahí que recibe la denominación de ciclo, ya que se basa en la repetición de las sucesivas etapas para tratar de optimizar cada uno de los procesos que se llevan a cabo. La denominación de metodología recursiva hace alusión a que se llevan a cabo cada una de las etapas y una vez concluidas, se inicia nuevamente el ciclo.

Este ciclo se compone de 4 etapas que se desarrollan de manera continua y secuencial una vez completado el ciclo.

Planificar

Desde la alta dirección de la organización sanitaria se establecen todos los problemas que surgen del análisis de los datos y establece una estrategia que contiene: el plan, la metodología, los procesos y los objetivos que se pretenden alcanzar mediante el plan. Además, se asignan los recursos necesarios para llevar a cabo el plan.

Así pues, de manera inicial se lleva a cabo un diagnóstico de la organización para tratar de identificar todos aquellos procesos que contienen problemas en alguna de sus partes o aspectos. Se trata de identificar mejoras y nuevas oportunidades.

Una de las partes más importantes en este punto, consiste en la definición de los indicadores clave de rendimiento o KPIs, que serán los sistemas de medición que vamos a emplear a continuación.

Hacer

Una vez realizado el proceso de planificación, desde la alta dirección se organizan una serie de actividades dirigidas a la obtención de los servicios sanitarios que serán prestados a los usuarios del sistema.  Estos servicios deben contener todos aquellos requisitos que se ajusten a las necesidades y a las expectativas de los usuarios. Del grado de ajuste a estas necesidades, va a depender el grado de satisfacción de los usuarios de los usuarios del sistema sanitario.

Resulta clave en este momento del hacer, la formación específica en esta metodología, ya que durante la ejecución es necesario seguir recogiendo datos que nos sirvan para controlar el grado de actividad del proceso, así como para medir los resultados alcanzados en su ejecución.

Otro aspecto fundamental y a veces mal entendido reside en el registro de los resultados independientemente de si los resultados son positivos o negativos.

Comprobar

Una vez ejecutados los procesos sanitarios, el ciclo de Demming continua con la evaluación de lo realizado. Para ello es necesario un seguimiento continuo de la ejecución de las actividades y la medición de los indicadores de proceso y realización de cada una de las actividades. Por tanto, se trata de comprobar los resultados alcanzados por la organización sanitaria mediante la medición de los indicadores, comparándolos con aquellos previamente establecidos, y comprobando a su vez el grado de consecución de los objetivos mediante la realización de estos procesos.

Durante este proceso de comprobación se comprueba si el modo de ejecución de los procesos ha generado las mejoras esperadas y se han satisfecho las necesidades expresadas.

Actuar

Con los resultados alcanzados y una vez llevado a cabo el proceso de comprobación y análisis. A continuación, se lleva a cabo una serie de actuaciones correctoras dirigidas a mejorar todos aquellos aspectos en los que se hayan detectado desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado.

Esta etapa es clave, siendo necesario una buena visión y un buen análisis para realizar los cambios necesarios en las actividades que se llevaron a cabo a priori, para tratar de alcanzar una mejora global de la actividad de nuestra organización y por tanto una mejora de la satisfacción de las necesidades de los usuarios del sistema sanitario.

En esta parte del ciclo, podemos llegar a dos tipos de situaciones:

Por un lado, conseguir los resultados que se esperaban es la referencia para las distintas unidades de la organización para tratar de replicar los pasos y el estilo de ejecución.

Por otro lado, si el resultado no es el que se espera sirve para además de cambiar la forma en la que se realizó el proceso, analizar las diferencias de ejecución con otras unidades.

Un aspecto clave a considerar es la volatilidad actual de cualquiera de los entornos productivos de la sociedad. Entornos volátiles, inciertos e impredecibles que hace necesario que se lleven a cabo análisis continuos y un espíritu de cambio y adaptación a las nuevas circunstancias, porque tampoco es garantía de que un proceso haya funcionado en una ocasión, vaya a funcionar a continuación. Por ello, el espíritu crítico resulta más importante que nunca.